IT Univer

Оптимизация бизнес-процессов в детском образовательном проекте очной формы обучения.
Организация взаимодействия между администрацией, преподавателями, учениками и их родителями.


В ходе активного развития, команда IT-univer столкнулась с проблемами систематизации и формализации как внутренних бизнес-процессов так и внешней коммуникации с учениками и их родителями.

Ранее использовались разрозненные программные решения (рассылка SMS, рассылка e-mail, несколько таблиц excel, сервис для организации курсов, GDrive для хранения документации).

Подобный "зоопарк" решений создавал организационные проблемы и снижал динамику развития проекта. Учебная и административная части плохо вязались в единую систему, ежедневные рутинные операции администраторов и преподавателей нарастали как снежный ком.

Вызов для бизнеса

Задачей стало внедрение программного решения для объединения всех инструментов в единой платформе. Выбор пал на платформу theCabinet.io, в частности на решение "Кабинет ученика".
Этап внедрения
Шаг1

Перед началом внедрения theCabinet.io было проведено несколько митингов с командой, на которых были выявлены и описаны базовые бизнес-процессы для 4 типов пользователей:

Для администраторов:
Проверка посещаемости
Прием оплаты за обучение
Формирование расписания
Ведение базы контактов
СМС-рассылки (организационные объявления, напоминания об оплате)
Взаиморасчеты с преподавателями
Звонки прогульщикам
Учет ЗП преподавателей
Учет загрузки аудитории

Для преподавателей:
Формирование обучающих курсов (текст, видео, аудио)
Проверка домашних заданий/тестов
Взаимодействия с учениками в ходе урока

Для ученика:
Обучение
Взаимодействие с преподавателем

Для родителей учеников:
Оплата за обучение
Гостевой доступ к учебным материалам
Контроль посещаемости и успеваемости

Шаг2

В систему приглашены администраторы и преподаватели для подготовительной работы

Шаг 3

В CRM импортирована база клиентов (ученики, преподаватели).
До этого она велась в EXCEL

Шаг 4

Подключены и настроены необходимые модули:
Учет посещаемости | CRM | SMS | Курсы | Расписание занятий | Касса | Инфопродукты | Оплата частями | Домашние задания | ЗП преподавателей | Робот | Родительский контроль

Текущая работа с платформой

Проверка посещаемости
Перед началом каждого урока администратор заходит в аудиторию для проверки посещаемости. Отметки заносятся прямо на месте через смартфон.
При отметке первого ученика занятие считается состоявшимся, что влечет за собой начисление заработной платы преподавателю. См. подробнее модуль Касса

Кроме этого данные о посещаемости разносятся по ученикам и сохраняются на карточке контакта в CRM:
Прием оплаты за обучение
Оплата за обучение администраторами фиксируется на основании документа об оплате. Отметку об оплате согласно Графика платежей администраторы вносят в CRM.
О графике оплат см. в разделе "Оплата частями"


При этом полученная сумма зачисляется в виртуальную кассу администратора:
В конце дня администратор переводит деньги в "Кассу предприятия":
Все движения денежных средств отражаются в соответствующих кассах.

Это дает полный контроль движения денежных средств внутри организации. Расписание занятий

При работе с расписанием администраторы создают Курсы в которых указывают даты и время проведения уроков и аудиторию в которой они будут проходить.

На основании введенных данных система формирует расписание занятий
В расписании доступна информация по каждому уроку: название курса, название урока, преподавателей, посещаемость:
Ведение базы контактов
В базе контактов в CRM хранятся данные по ученикам и их родителям.
Благодаря дополнительным полям администратор может фильтровать контакты по различным параметрам.
СМС-рассылки
Администратор имеет возможность делать СМС рассылки прямо из Кабинета.
Это можно сделать с карточки контакта или их списка контактов.
Обычно это рассылки о начале или переносе занятий, а также напоминания о необходимости оплатить занятия. Об этом читайте в ниже в разделе "Робот".


Зарплатные проекты преподавателей

Для каждого преподавателя в системе указана его базовая ставка.

В момент проверки посещаемости система автоматически отмечает урок проведенным и начисляет базовую ставку на лицевой счет преподавателя.

Раз в месяц происходит выплата заработной платы о чем делается отметка в зарплатном проекте преподавателя.


Звонки прогульщикам


Если система обнаруживает, что ученик пропустил два занятия, то на ответственного менеджера автоматически создается задача позвонить ученику и выяснить его настрой продолжать обучение. Результат звонка заносится в виде заметки в карточку контакта.


Контроль загрузки аудитории

Система позволяет учитывать вместимость аудиторий при формировании учебных групп.

Для каждой аудитории указывается количество посадочных мест.

Если в группе больше людей чем мест в аудитории, то система сигнализирует об этом администратору.


Робот

Роботу было поручено две задачи:

1. Отсылать родителям SMS-напоминания родителям о необходимости оплаты обучения в случае задержки ими оплаты по графику оплат.

2. Ставить менеджеру задачу "Позвонить прогульщику". Такая задача ставится если ученик пропустил два урока подряд:
Работа преподавателей

Формирование обучающих курсов

Преподаватель видит связанные распределенные на него администратором курсы со списками учеников. Таким образом преподавателю можно сосредоточиться на формировании учебного материала, не занимаясь административными вопросами. Проверка домашних заданий/тестов

Выполненные домашние задания приходят на проверку преподавателю на почту. Он может поставить "Зачет" или "Незачет", указав причину своей низкой оценки. Задание отправляется ученику на доработку.
Главный преподаватель может привлекать других преподавателей к проверке домашних заданий.

Взаимодействия с учениками в ходе урока

Проводя занятие в классе, преподаватель просит учеников открыть страницу текущего урока, где они могут ознакомиться с дополнительными учебными материалами, заданием на урок и т.п.


Возможности для учеников


Обучение
Перед началом урока ученики заходят на страницу текущего урока и знакомятся с учебными материалами.

Взаимодействие с преподавателем
В ходе урока ученики могут фиксировать в ленте урока свои вопросы и комментарии. Вся история сохраняется, что полезно и преподавателям и ученикам.


Возможности для родителей

Оплата за обучение
При помощи Робота настроены напоминания родителям о необходимости внести оплаты за обучение. Напоминания могут приходить как на e-mail так и через SMS.


Гостевой доступ для родителей
Преподаватель может выдать родителю гостевой доступ родителю ученика. В таком случае последний получает доступ к учебным материалам курса.


Контроль посещаемости и успеваемости
В своем личном кабинете родители могут контролировать посещаемость занятия своим ребенком, а также результат проверки выполненных заданий.
В итоге

В ходе внедрения решения были успешно объединены в единую систему 4 типа пользователей - администраторы, преподаватели, ученики и их родители.

Это дало экономию времени и дало точку роста, так как в ближайшее время планируется открытие филиалов.

Все данные теперь находятся в единой системе. Бизнес-процессы понятны для исполнителей и подконтрольны руководству.
О компании
IT-UNIVER
IT-обучение для детей с 3 по 11 класс в Клубном Smart-формате

Наши направления:
- Программирование;
- Компьютерная графика;
- Математика.

Для нас Важно:
- превратить компьютерное хобби ребенка в осознанный выбор профессии;
- показать что учиться интересно и необходимо;
- дать хороший старт для успешного обучения на IT специальностях.
Отзыв клиента